Die 5 Pflichtangaben auf jedem Beleg
Damit das Finanzamt einen Beleg anerkennt, müssen fünf Angaben klar erkennbar sein: Aussteller (Name & Anschrift), Datum, Leistungsbeschreibung („Druckerpapier“ statt „Diverses“), Bruttobetrag und — sofern Unternehmer-Beleg — der Umsatzsteuer-Ausweis mit Steuersatz und -betrag.
Fehlt eine der fünf Angaben, kann der Beleg im schlimmsten Fall komplett gestrichen werden. Bei kleineren Beträgen (Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, § 33 UStDV) gelten erleichterte Anforderungen.
- ✓Bei Kassenbon mit „Diverses“ sofort handschriftlich ergänzen, was gekauft wurde
- ✓Thermopapier-Bons direkt einscannen — sie verblassen in 2–3 Jahren komplett
- ✓Bei ausländischen Belegen: Umrechnungskurs notieren
- ✗Bewirtungsbeleg ohne Anlass + Teilnehmer einreichen — wird gestrichen
- ✗Eigenbelege ohne Begründung schreiben (nur in echten Ausnahmefällen zulässig)
Foto, Scan oder Papier – was zählt?
Seit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) sind digitale Belege dem Original gleichgestellt — vorausgesetzt, sie sind unveränderbar, lesbar und maschinell auswertbar gespeichert. Ein gerades, scharfes Foto reicht, sofern alle Pflichtangaben lesbar sind.
Sie dürfen den Papierbeleg nach dem Scannen vernichten — solange die digitale Kopie GoBD-konform abgelegt ist. Steuermanager24.de erledigt das automatisch (Hash, Zeitstempel, Audit-Log).
- ✓Belege gerade fotografieren, ohne Schatten, alle Ränder sichtbar
- ✓Direkt nach dem Kauf erfassen — bevor der Bon im Geldbeutel knickt
- ✓Pro Beleg ein Foto (nicht mehrere Belege auf einem Bild)
- ✗Den Original-Bon „zur Sicherheit“ zerknittert in eine Schuhschachtel werfen
- ✗Belege per WhatsApp an sich selbst schicken — nicht revisionssicher
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Für Arbeitnehmer reicht in der Regel die Aufbewahrung bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids (1 Monat nach Bekanntgabe ohne Einspruch). Selbstständige, Vermieter mit Einnahmen > 500.000 € und alle Buchführungspflichtigen müssen Belege 10 Jahre aufbewahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Geschäftsbriefe und Verträge: 6 Jahre.
Auch private Handwerker-Rechnungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Verstoß = Bußgeld bis 500 €.
Sortierung – nach Jahr, dann nach Kategorie
Das Finanzamt erwartet eine nachvollziehbare Ablage: zuerst nach Jahr, dann nach Steuerart (Einkommensteuer / Umsatzsteuer / Gewerbesteuer), darin nach Kategorie (Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen, Betriebsausgaben).
Wenn das Finanzamt einen bestimmten Beleg anfordert, müssen Sie ihn binnen kurzer Zeit vorlegen können. Steuermanager24.de übernimmt die Sortierung automatisch und nennt jeden Beleg mit Jahr, Kategorie, Betrag und Lieferant — Suche per Volltext inklusive.
Spezialfälle – wo das Finanzamt streng ist
Bestimmte Belege haben verschärfte Anforderungen: Bewirtungsbelege brauchen Anlass + Teilnehmer (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG), Fahrtenbuch muss zeitnah und lückenlos geführt sein, Spendenquittungen brauchen die offizielle ZWST-Bescheinigung (bei Beträgen > 300 €).
- ✓Bewirtung: Restaurantname, Datum, Anlass, alle Teilnehmer mit Namen
- ✓Spende > 300 €: offizielle Zuwendungsbestätigung anfordern (formloser Beleg reicht nicht)
- ✓Häusliches Arbeitszimmer: Grundriss + qm-Berechnung beilegen
Was Steuermanager24.de übernimmt
Sie fotografieren oder ziehen den Beleg in die App — den Rest übernimmt die KI: Texterkennung (OCR), Prüfung der Pflichtangaben, Kategoriezuordnung, GoBD-konforme Archivierung mit Zeitstempel, Verknüpfung mit der passenden Position in der Steuererklärung.
Wenn eine Pflichtangabe fehlt, warnt die App sofort — bevor der Beleg in der Erklärung landet. So vermeiden Sie die häufigsten Streichungen.
Was Nutzer uns dazu am häufigsten fragen
Mein Kassenbon ist verblasst — was tun?
Wenn der Beleg unlesbar ist, gilt er als nicht vorhanden. Versuchen Sie, beim Händler eine Zweitschrift zu erhalten. Bei Beträgen unter 150 € ist ein Eigenbeleg mit Begründung möglich — aber kein Freifahrtschein.
Reicht eine Banküberweisung als Nachweis?
Nein. Der Kontoauszug zeigt nur den Geldfluss, nicht den steuerlichen Anlass. Sie brauchen zusätzlich die Rechnung. Ausnahme: Spenden bis 300 € an steuerbegünstigte Empfänger (vereinfachter Nachweis).
Was passiert, wenn ich einen Beleg verliere?
Beim Aussteller eine Zweitschrift / Kopie anfordern (Händler sind dazu meist verpflichtet, § 14 UStG). Hilft das nicht, in seltenen Fällen Eigenbeleg mit Begründung — das Finanzamt darf streichen.
Darf ich nach dem Scannen die Papier-Originale wegwerfen?
Ja, sofern die digitale Kopie GoBD-konform abgelegt ist (unveränderbar, vollständig, maschinell auswertbar). Ausnahme: notariell beurkundete Dokumente und Zollbelege bleiben im Original.
Belege scannen statt sortieren
Foto machen, fertig: Steuermanager24.de erkennt Aussteller, Datum, Betrag und Kategorie automatisch — und meldet sofort, wenn eine Pflichtangabe fehlt. GoBD-konformes Archiv inklusive.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater (§ 3 StBerG).